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Les 4 règles de la priorisation

Être « professionnel(le) » envers ses clients, ses fournisseurs, ses collègues, ses managers est très important, je dirais même que c’est un devoir, un respect envers ceux avec qui on travaille… Comprendre ce qu’ils veulent pour que tout le monde soit gagnant…

Donc quand je dois exécuter une tâche ou rendre un travail, je pose à chaque fois la question suivante « Ok, pour quand en as-tu besoin ? « …

Le problème, c’est qu’en faisant le bilan de ces dernières années, une fois sur deux j’ai toujours droit à la même réponse « Oh bah pour hier »…

Peut-être que toi aussi tu as déjà entendu ça…

Mais étant donné que cette réponse n’est absolument pas une réponse, n’est-ce pas ?!, je me dois d’insister pour obtenir des informations satisfaisantes… Des informations qui vont m’aider à déterminer à quel moment de la journée je dois insérer cette tâche à faire dans mon planning…

Alors, pour en savoir en plus, je pose tout le temps les 3 questions suivantes : 

  • Est-ce que c’est urgent ? Bien souvent la réponse est oui…
  • Est-ce qu’une décision doit être prise par quelqu’un ? Est-ce que ça implique d’autres personnes ? Souvent oui…
  • Quelles sont les prochaines étapes une fois que j’aurai réalisé la tâche ? Souvent, il y a un petit moment de « blanc »…

3 questions simples qui vont me permettre de juger si je dois me dépêcher réellement, si je dois tout arrêter pour me consacrer uniquement à ça, ou si ça peut attendre que je finisse le travail que j’ai commencé avant de m’y mettre…

L’idée est donc de comprendre si ce que l’on me demande est vraiment urgent, vraiment important ou vraiment les deux…

Une tâche urgente, c’est comme un feu que l’on doit éteindre… Tu n’as pas le choix sinon il peut y avoir de lourdes conséquences…

Une tâche importante, c’est comme une flèche que tu tires en plein cœur d’une cible… C’est ce qui te rapproche de ton objectif…

La clé du succès se trouve là…  Tu dois donner la priorité aux tâches importantes…

 Car ce qui est urgent n’est pas forcement important… C’est ça le secret de la gestion du temps…

Tu l’auras donc compris, il faut faire du tri entre l’urgent et l’important…

Et pour ça tu peux t’aider de la matrice d’Eisenhower qui est un outil qui te permet de classer tes tâches…

Tu dois donc décider si…

  • Ta tâche est importante et peu urgente : Dans l’idéal, il faut les anticiper…  Ce sont celles sur lesquelles il faut se concentrer… (ex : créer du contenu, développer une stratégie, participer à des réunions ou des événements pertinents…)
  • Ta tâche est importante  et urgente : Dans l’idéal, il faut les réduire… Même si elles doivent être faites immédiatement… (ex : situation de crise, un délai arrivant à sa fin)
  • Ta tâche est peu importante et urgente : Dans l’idéal, il faut les déléguer… Ce sont des tâches plus triviales mais qu’il faut effectuer rapidement… (ex : payer des factures) 
  • Ta tâche est peu importante et peu urgente : Dans l’idéal, il faut les supprimer… Ce sont des tâches la plupart du temps inutiles et sans valeur (ex : des réunions mal gérées, du temps passé sur les réseaux sociaux)

Voilà, maintenant tu en sais un peu plus sur règles de la priorisation… Rien de compliqué… Tu peux y arriver…

Alors, j’ai un petit exercice tout simple pour toi…

Je voudrais que tu prennes ta to-do liste et que tu te poses cette question-là…

Est-ce que tout ce que je vais faire aujourd’hui m’emmène là où je veux aller ?

La réponse à cette question va te permettre de comprendre ce qui est important ou non, pour prioriser tes tâches…

Je te souhaite une excellente journée qui te rapproche de ton objectif…

— Aurélia 

J’écris une newsletter où je partage mes réflexions sur tout ce qui concerne l’optimisation du temps et l’efficacité.

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