Comment prioriser les tâches qui composent ta journée ?

On est lundi…

Tu te rends à ton travail ou tu t’installes confortablement dans ton bureau à la maison… 

Tu commences ta journée, motivé et plein d’entrain…

Décidé à rester positif, car tu as passé un bon week-end et tu souhaites en garder les bénéfices…

Seulement voilà, tu ouvres ta to-do list et là tu réalises que ton doux rêve risque de se transformer en cauchemar…

Tu as une multitude de tâches à faire…

Les tâches sont toutes différentes les unes des autres… Et tu ne sais pas comment tu vas les prioriser…

Tu le sens, tu vas devoir gérer des urgences et en plus de ça tu as le sentiment de manquer de temps pour tout faire…

Donc, on résume…  Ça fait à peine 10 minutes que ta journée a commencé et tu te sens déjà épuisé… Tu serais finalement bien resté en week-end… Loin des soucis et des problèmes…

Et s’il y avait une action à faire pour que tu puisses reprendre le contrôle de tes émotions, maîtriser ta journée et réaliser les tâches que tu décides de terminer ?

Une action qui te prendrait seulement 15 minutes en début de journée, mais qui te permettrait de booster ton efficacité et de rester concentré sur tes tâches ?

Qu’est-ce que tu en penses ? C’est tentant non ?

Cette action à faire c’est…

PRIORISER LES TÂCHES !

Un mot qui semble pourtant simple en théorie mais difficile à mettre en pratique…

Lors de mes coaching, j’entends souvent « J’ai vraiment du mal à savoir ce qui est important pour moi… J’ai du mal à identifier mes priorités »…

C’est pour ça que c’est un point sur lequel je reviens plusieurs fois… Jusqu’à identifier pour chaque tâche de la liste ce qui est important et ce que ne l’est pas…

C’est un sujet sur lequel j’insiste beaucoup, car c’est fondamental pour devenir une personne bien organisée….

Alors, comment fait-on pour bien prioriser ?

Étape 1 : Comprendre que prioriser les tâches, c’est faire la différence entre ce qui est URGENT et ce qui est IMPORTANT…

Le principal problème, c’est que la plupart du temps on confond les tâches urgentes et les tâches importantes…

Comme j’aime le répéter, pour savoir si une tâche est urgente, pose-toi la question suivante :

« Si je ne fais pas cette tâche maintenant, quel sera l’impact sur mon activité ?…

Si cela peut entrainer la perte d’un client ou de l’argent, alors fais-le immédiatement !

Et pour savoir si une tâche est importante, demande-toi : 

« Si je ne fais pas cette tâche, quel sera l’impact sur mon activité ?…

Si cela peut entrainer des conséquences terribles, alors tu as plutôt intérêt à planifier cette tâche pour te dégager du temps pour ça…

Je te donne un exemple…

Si un client a payé pour un de tes services et que tu t’es engagé à lui fournir rapidement…

Alors, ça devient clairement une priorité ! C’est urgent et important !

Car quel peut être le risque si tu ne considères pas la demande de ton client comme une priorité ?

Que le client perde confiance en toi, car tu t’étais engagé sur une date que tu n’as pas respectée, que le client ne te recommande pas et que, pire, il n’achète plus jamais aucun de tes services…

Donc, tu vois bien que dans ce genre de situation, l’impact est évident et fort… C’est une priorité ! 

Et si l’urgence ne vient pas de toi ni de ton client ? Mais elle vient d’un collègue ou d’une autre personne ?

Commence toujours par te demander : 

« Qui a fixé cette échéance ? Et pourquoi ? Que se passerait-il en cas de retard ? »

Car bien souvent, ce qui apparait urgent pour une personne ne l’est pas forcément pour toi…

Étape 2 : Comprendre que prioriser les tâches, c’est se concentrer sur les enjeux

Ton temps et ton énergie sont des ressources précieuses, n’est-ce pas ? Alors, pourquoi en gaspiller sur des tâches insignifiantes ?

Garde en tête que prioriser ton travail, c’est avant tout te concentrer sur ce qui te rapporte le plus… C’est te concentrer sur ce qui contribue le plus à ton succès…

Tu te rappelles de la loi de Pareto ?

Elle dit que 20 % de tes activités engendrent 80 % de tes résultats…

Prioriser les tâches, c’est donc te concentrer sur ces 20 % qui te mènent vers tes objectifs…

Pour reprendre l’exemple du client qui te paie pour un service, en investissant du temps pour travailler dessus rapidement, tu réponds très probablement à ton objectif personnel qui est « d’acquérir de nouveaux clients pour faire vivre ton business »….

Finalement : 

PRIORITÉ = (URGENCE) + IMPORTANCE + ENJEUX

En ayant en tête cette « formule », tu devrais reprendre le contrôle de ta journée en ne te laissant pas submerger par toutes les tâches à faire… Seulement à traiter tes priorités…

Prêt à prioriser ?

Je te souhaite une belle journée et n’hésite pas à me dire si ça t’a été utile…